مجله اینترنتی
مطالب مرتبط
بایگانی قراردادها؛ کدگذاری، نگهداری اصل قرارداد
پیداکردن یک قرارداد زمانی دشوار می‌شود که نسخه امضاشده در کمد مدیر، تصویر آن در رایانه کارشناس و آخرین الحاقیه در ایمیل واحد فروش باشد. در چنین وضعیتی، حتی اگر هیچ مدرکی گم نشده باشد، مشخص نیست پرونده کامل قرارداد کجاست، کدام نسخه باید بررسی شود و اصل سند در اختیار چه کسی قرار دارد.
بایگانی قراردادها یعنی برای هر قرارداد یک شناسه مشخص، پرونده منظم، فهرست قابل جستجو و محل نگهداری معلوم داشته باشیم؛ به‌طوری‌که اصل قرارداد، پیوست‌ها و الحاقیه‌های آن بدون سردرگمی پیدا شوند. این نظم باید از زمان دریافت قرارداد آغاز شود و در طول اجرا، تمدید، پایان همکاری و دوره نگهداری اسناد ادامه پیدا کند.
برای شروع، لزوماً به یک سامانه پیچیده نیاز ندارید. یک فهرست کنترل‌شده، روش ثابت کدگذاری، پوشه‌بندی روشن و فضای نگهداری مناسب می‌تواند پایه کار باشد. آنچه اهمیت دارد، اجرای یکسان این روش توسط تمام افرادی است که با قراردادها سروکار دارند.
در این راهنما، یک روش اجرایی برای بایگانی قراردادهای تجاری و پروژه‌ای معرفی می‌کنیم؛ همراه با نمونه کد، جدول ثبت، ساختار پرونده، روش کنترل الحاقیه‌ها و فرم تحویل اصل سند.
خلاصه روش بایگانی قراردادها
برای راه‌اندازی یک بایگانی قابل استفاده، این مراحل را به‌ترتیب انجام دهید:
- قراردادهای موجود و محل اصل هرکدام را شناسایی کنید.
- برای هر قرارداد یک شناسه یکتا در نظر بگیرید.
- مشخصات قرارداد را در فهرست مرکزی ثبت کنید.
- اصل قرارداد، پیوست‌ها و الحاقیه‌ها را در بخش‌های مشخص قرار دهید.
- ارتباط نسخه دیجیتال با پرونده فیزیکی را حفظ کنید.
- خروج و بازگشت اصل سند را ثبت کنید.
- محل نگهداری، مسئول پرونده و وضعیت قرارداد را به‌روز نگه دارید.
آزمون ساده کیفیت بایگانی: فرد مجازی که پرونده را تشکیل نداده است، باید بتواند با استفاده از فهرست، قرارداد موردنظر، آخرین الحاقیه ثبت‌شده و محل اصل سند را پیدا کند.
چه مدارکی باید در پرونده قرارداد قرار بگیرند؟
پرونده قرارداد فقط شامل برگه‌های امضاشده اولیه نیست. مدارکی که موضوع توافق، تغییرات آن و روند اجرای تعهدات را روشن می‌کنند نیز باید در پرونده یا از طریق ارجاع مشخص، قابل دسترسی باشند.
محتوای پرونده با نوع همکاری تفاوت دارد، اما ساختار زیر می‌تواند نقطه شروع مناسبی باشد:
| بخش پرونده | مدارک پیشنهادی | نکته بایگانی |
|---|---|---|
| مشخصات و فهرست | برگه مشخصات قرارداد و فهرست محتویات | در ابتدای پرونده قرار بگیرد. |
| قرارداد اصلی | نسخه امضاشده و مدارک همراه آن | وضعیت اصل، تصویر یا نسخه دریافتی مشخص باشد. |
| پیوست‌ها | شرح خدمات، مشخصات فنی، برنامه تحویل و جداول مورد توافق | ارتباط هر پیوست با قرارداد ثبت شود. |
| الحاقیه‌ها | اسناد تغییر مبلغ، مدت، دامنه کار یا سایر شرایط | شماره، تاریخ و وضعیت امضای هر سند ثبت شود. |
| مکاتبات و صورت‌جلسات | نامه‌ها، ابلاغ‌ها و صورت‌جلسات مرتبط با اجرا | براساس تاریخ و موضوع مرتب شوند. |
| اسناد پایان کار | مدارک تحویل، تأیید انجام کار و مستندات پایان همکاری | وضعیت تکمیل پرونده بررسی شود. |
این مقاله بر قراردادهای تجاری، خرید، فروش، خدمات و پروژه‌ها تمرکز دارد. برای قراردادهای استخدامی و مدارک مربوط به کارکنان، ساختار مناسب در راهنمای بایگانی پرونده پرسنلی توضیح داده شده است.
اگر اصل یک مدرک در واحد دیگری نگهداری می‌شود، لازم نیست محل آن را حدس بزنید یا چند نسخه را به‌عنوان «اصل» ثبت کنید. در فهرست محتویات بنویسید مدرک کجاست، مسئول نگهداری آن چه کسی است و چگونه می‌توان به آن دسترسی پیدا کرد.
مرحله اول: موجودی قراردادها را مشخص کنید
پیش از خرید پوشه یا تغییر چیدمان کمدها، وضعیت فعلی قراردادها را روشن کنید. ممکن است بخشی از قراردادها در واحد حقوقی، بخشی در حسابداری و تعدادی نزد مدیر پروژه باشند.
برای هر قرارداد، این چهار سؤال را پاسخ دهید:
- چه قراردادی در اختیار داریم؟
- اصل یا نسخه مرجع آن کجاست؟
- چه کسی مسئول پیگیری آن است؟
- چه مدارکی از پرونده هنوز دریافت نشده است؟
در راهنمای فهرست‌برداری اسناد NARA نیز تعیین دامنه بررسی، مشخص‌کردن مسئول، شناسایی محل اسناد و کنترل صحت فهرست از مراحل اصلی معرفی شده‌اند. این اصول برای سامان‌دهی اولیه یک بایگانی پراکنده کاربرد دارند.
در این مرحله، پرونده‌های ناقص را جدا علامت بزنید. برای مثال:
- اصل امضاشده دریافت نشده است؛
- پیوست فنی در پرونده نیست؛
- تصویر الحاقیه وجود دارد، اما وضعیت اصل آن مشخص نیست؛
- اصل قرارداد برای بررسی از بایگانی خارج شده است.
پرونده ناقص نباید بدون توضیح در میان پرونده‌های کامل قرار بگیرد. برای هر نقص، مسئول پیگیری و تاریخ بررسی بعدی تعیین کنید.
بهترین روش طبقه‌بندی قراردادها چیست؟
روش مناسب باید با تعداد قراردادها، نوع فعالیت شرکت و شیوه مراجعه کارکنان هماهنگ باشد.
| روش دسته‌بندی | مناسب برای | محدودیت اصلی |
|---|---|---|
| براساس طرف قرارداد | مجموعه‌هایی با مراجعات مکرر به نام مشتری یا تأمین‌کننده | نام‌های مشابه و چند قرارداد با یک شرکت |
| براساس پروژه | شرکت‌های پروژه‌محور | قراردادهای مشترک میان چند پروژه |
| براساس موضوع | تفکیک قراردادهای خرید، فروش، خدمات و پیمانکاری | کافی‌نبودن موضوع برای شناسایی یک قرارداد |
| براساس سال | تفکیک دوره‌های ثبت و تشکیل پرونده | دشواری پیگیری قراردادهای چندساله |
| براساس شناسه یکتا | مجموعه‌هایی با تعداد قرارداد بیشتر | نیاز به فهرست جستجو براساس نام، موضوع و پروژه |
یک الگوی عملی این است که پرونده‌ها با شناسه یکتا مرتب شوند و اطلاعاتی مانند نام طرف قرارداد، پروژه، موضوع و سال در فهرست ثبت شود.
به این ترتیب، لازم نیست برای پیداکردن یک قرارداد حتماً شماره آن را بدانید؛ می‌توانید نام شرکت یا موضوع همکاری را جستجو کنید و سپس به محل دقیق پرونده برسید.
در مقابل، قراردادن اصل یک قرارداد در چند پوشه مختلف، تشخیص محل نگهداری و کنترل نسخه‌ها را دشوار می‌کند. برای ارتباط با چند پروژه، از ارجاع در فهرست استفاده کنید.
کدگذاری قراردادها را چگونه انجام دهیم؟
شناسه بایگانی باید یکتا، خوانا و پایدار باشد. منظور از پایدار این است که با تغییر کارشناس، انتقال پرونده یا جابه‌جایی کمد، شناسه قرارداد تغییر نکند.
نمونه کدگذاری قرارداد
می‌توانید برای بایگانی داخلی از چنین الگویی استفاده کنید:
CT-1405-0042
در این نمونه پیشنهادی:
CTنشان‌دهنده پرونده قرارداد است؛1405سال ثبت در این نظام بایگانی است؛0042شماره ترتیبی پرونده است.
این ساختار یک پیشنهاد اجرایی است و شماره قانونی یا الگوی اجباری قراردادها محسوب نمی‌شود. اگر سازمان از قبل شماره‌گذاری منظم و یکتا دارد، ابتدا امکان استفاده از همان شناسه را بررسی کنید.
شماره قرارداد را از شناسه بایگانی تفکیک کنید
ممکن است شماره درج‌شده روی قرارداد با شناسه داخلی بایگانی متفاوت باشد. در این صورت، هر دو را ثبت کنید:
| نوع شناسه | نمونه |
|---|---|
| شماره درج‌شده روی قرارداد | ۴۸۹/ف/۱۴۰۵ |
| شناسه داخلی بایگانی | CT-1405-0042 |
این تفکیک کمک می‌کند سند با شماره‌ای که در مکاتبات استفاده شده نیز پیدا شود.
کد محل نگهداری را داخل شناسه قرارداد نگذارید
شناسه قرارداد و نشانی فیزیکی آن دو اطلاعات متفاوت‌اند:
- شناسه قرارداد:
CT-1405-0042 - محل نگهداری: کمد ۲، طبقه ۳، پوشه ۱۲
اگر پرونده به کمد دیگری منتقل شد، فقط نشانی محل را تغییر دهید. شناسه قرارداد باید ثابت بماند تا ارجاع‌های قبلی همچنان قابل استفاده باشند.
همچنین شناسه یک پرونده بسته‌شده را به قرارداد جدید اختصاص ندهید.
جدول ثبت قراردادها شامل چه اطلاعاتی باشد؟
فهرست مرکزی، راهنمای رسیدن به پرونده است. برای یک مجموعه کوچک، این فهرست می‌تواند در فایل اکسل کنترل‌شده نگهداری شود؛ با افزایش کاربران و حجم اسناد، امکاناتی مانند ثبت سابقه تغییرات و کنترل دسترسی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
الگوی پیشنهادی زیر را می‌توانید مبنای طراحی جدول قرار دهید:
| ستون | اطلاعات قابل ثبت |
|---|---|
| شناسه بایگانی | کد یکتای پرونده |
| شماره قرارداد | شماره درج‌شده در سند |
| موضوع | توضیح کوتاه و قابل جستجو |
| طرف قرارداد | نام شخص یا شرکت با نگارش یکسان |
| واحد یا پروژه مرتبط | واحد مسئول اجرای قرارداد |
| تاریخ‌های کلیدی | تاریخ امضا، شروع و پایان مطابق سند |
| وضعیت اجرایی | در حال اجرا، پایان‌یافته یا نیازمند بررسی |
| مسئول پیگیری | فرد یا سمت مسئول |
| محل اصل سند | کمد، طبقه و پوشه یا محل نگهداری دیگر |
| وضعیت تکمیل پرونده | کامل یا دارای نقص مشخص |
| الحاقیه‌های ثبت‌شده | شناسه، تاریخ و وضعیت دریافت |
| مسیر نسخه دیجیتال | نشانی پوشه یا رکورد مجاز |
| وضعیت خروج اصل | موجود در بایگانی یا تحویل‌شده با رسید |
بهتر است دو وضعیت جدا داشته باشید: وضعیت اجرای قرارداد و وضعیت تکمیل پرونده. ممکن است اجرای قرارداد تمام شده باشد، اما پرونده هنوز یک صورت‌جلسه تحویل یا اصل الحاقیه را کم داشته باشد.
اطلاعات حساس مانند مبلغ و شرایط تجاری نیز باید متناسب با سطح دسترسی کاربران نمایش داده شوند.
داخل پوشه قرارداد چه ترتیبی ایجاد کنیم؟
یک ترتیب ثابت باعث می‌شود کاربران بدون ورق‌زدن تمام مدارک، به بخش موردنظر برسند. برای نمونه:
- برگه مشخصات و فهرست محتویات؛
- قرارداد اصلی امضاشده؛
- پیوست‌های قرارداد؛
- الحاقیه‌ها؛
- مکاتبات و صورت‌جلسات اجرایی؛
- مستندات پایان همکاری.
برای هر بخش از جداکننده استفاده کنید. داخل بخش‌هایی مانند مکاتبات، ترتیب زمانی ثابتی داشته باشید و مشخص کنید جدیدترین سند در ابتدا قرار می‌گیرد یا انتها.
اگر پرونده در چند پوشه جا می‌گیرد، آن‌ها را با یک شناسه مشترک و شماره جلد مشخص کنید؛ برای مثال:
CT-1405-0042 — جلد ۱ از ۳
فهرست ابتدای پرونده نیز باید نشان دهد هر گروه از مدارک در کدام جلد قرار دارد.
اسناد پرداخت مرتبط را کجا بگذاریم؟
ممکن است اصل فاکتورها، رسیدها و اسناد پرداخت در بایگانی مالی نگهداری شود. در پرونده قرارداد، شماره یا محل ارجاع آن‌ها را ثبت کنید تا ارتباط پرداخت با قرارداد روشن بماند.
برای نظم‌دهی جزئیات این مدارک، از ساختار توضیح‌داده‌شده در راهنمای بایگانی اسناد حسابداری استفاده کنید. هدف این است که پرونده قرارداد و بایگانی مالی به یکدیگر ارجاع داشته باشند و محل اصل هر مدرک معلوم باشد.
الحاقیه قرارداد را چگونه بایگانی کنیم؟
الحاقیه‌ای که جدا از قرارداد اصلی نگهداری می‌شود، ممکن است هنگام بررسی پرونده دیده نشود. بنابراین باید هم در ساختار پوشه و هم در فهرست مرکزی، ارتباط آن با قرارداد مشخص باشد.
برای هر الحاقیه شناسه وابسته تعریف کنید
برای قرارداد نمونه می‌توان چنین شناسه‌ای در نظر گرفت:
CT-1405-0042-ADD-01
این کد، نخستین الحاقیه ثبت‌شده در پرونده را مشخص می‌کند. اگر خود الحاقیه شماره رسمی دارد، آن شماره نیز جداگانه ثبت شود.
برای هر الحاقیه حداقل این موارد را یادداشت کنید:
- شناسه قرارداد مرتبط؛
- شماره و تاریخ الحاقیه؛
- موضوع تغییر؛
- وضعیت امضا و دریافت نسخه‌ها؛
- محل اصل سند؛
- تاریخ ثبت در بایگانی.
اطلاعات جدید را بدون سابقه جایگزین نکنید
فرض کنید تاریخ پایان همکاری تغییر کرده است. اگر فقط تاریخ قبلی را از جدول پاک کنید، بعداً مشخص نیست این تغییر براساس کدام سند انجام شده است.
در فهرست، تاریخ فعلی را همراه با ارجاع به الحاقیه مربوط ثبت کنید و سابقه اطلاعات قبلی را حفظ کنید. در فایل‌های ساده می‌توانید یک جدول جدا برای تاریخچه تغییرات داشته باشید.
آخرین شماره یا جدیدترین تاریخ فایل، به‌تنهایی نشان نمی‌دهد کدام شرایط باید مبنای اجرا قرار بگیرد. مسئول قرارداد باید مشخص کند تغییر ثبت‌شده به کدام بخش مربوط است؛ مسئول بایگانی نیز سند و ارجاع آن را نگهداری می‌کند.
اصل قرارداد را چگونه تحویل بدهیم و پس بگیریم؟
اگر واحدی برای مراجعه روزمره به اطلاعات نیاز دارد، ابتدا بررسی کنید آیا دسترسی مجاز به تصویر سند کافی است. خروج اصل قرارداد باید قابل پیگیری باشد.
یک روش اجرایی ساده:
- درخواست تحویل ثبت شود.
- مجازبودن تحویل بررسی شود.
- مشخص شود کل پرونده خارج می‌شود یا چند سند معین.
- تحویل‌گیرنده، تاریخ خروج و موعد بازگشت ثبت شوند.
- یک کارت جانشین در محل پرونده قرار بگیرد.
- هنگام بازگشت، مدارک با فهرست تحویل تطبیق داده شوند.
نمونه فرم تحویل اصل قرارداد
| عنوان | اطلاعات نمونه |
|---|---|
| شناسه قرارداد | CT-1405-0042 |
| مدارک تحویلی | اصل قرارداد و الحاقیه شماره ۱ |
| تعداد صفحات و پیوست‌ها | مطابق فهرست تحویل |
| تحویل‌گیرنده | نام، واحد و راه ارتباطی |
| علت خروج | بررسی پرونده توسط واحد مجاز |
| تاریخ تحویل و موعد بازگشت | تاریخ‌های ثبت‌شده |
| تحویل‌دهنده و تأیید دریافت | نام و تأیید طرفین تحویل |
| وضعیت بازگشت | کامل، ناقص یا نیازمند پیگیری |
اگر فقط اصل قرارداد تحویل شده و پیوست‌ها در بایگانی مانده‌اند، این موضوع باید در رسید روشن باشد.
در صورت مفقودشدن یک سند نیز وضعیت را با قراردادن بی‌توضیح یک کپی در پوشه پنهان نکنید. فقدان سند، اقدامات پیگیری و محل آخرین تحویل ثبت شود و موضوع به مسئول مربوط ارجاع داده شود.
نسخه دیجیتال قرارداد را چگونه نگهداری کنیم؟
نسخه دیجیتال زمانی مفید است که ارتباط آن با پرونده اصلی و وضعیت سند روشن باشد.
نام‌گذاری فایل‌ها را یکسان کنید
نمونه پیشنهادی:
- قرارداد امضاشده:
CT-1405-0042_SIGNED.pdf - الحاقیه اول امضاشده:
CT-1405-0042_ADD-01_SIGNED.pdf - فهرست محتویات پرونده:
CT-1405-0042_INDEX.pdf
از نام‌هایی مانند «قرارداد نهایی جدید۲» پرهیز کنید. وضعیت فایل باید براساس واقعیت آن ثبت شود؛ فایل پیش‌نویس با تغییر نام به نسخه امضاشده تبدیل نمی‌شود.
کیفیت اسکن را کنترل کنید
پس از اسکن، این موارد را بررسی کنید:
- تمام صفحات و پشت صفحاتِ دارای اطلاعات ثبت شده باشند؛
- ترتیب صفحات درست باشد؛
- متن ریز، جدول‌ها، مهر و امضا خوانا باشند؛
- لبه صفحات بریده نشده باشد؛
- پیوست‌ها از قلم نیفتاده باشند؛
- فایل به پرونده صحیح متصل شده باشد.
اگر از OCR برای جستجوی متن استفاده می‌کنید، شماره‌ها، تاریخ‌ها و نام‌ها را کنترل کنید؛ نتیجه تشخیص خودکار ممکن است خطا داشته باشد.
برای قراردادهای ایجادشده به‌صورت الکترونیکی، فایل اصلی دریافتی و اطلاعات همراه آن را حفظ کنید. تصویر یا اسکرین‌شات نباید تنها نسخه باقی‌مانده از یک فایل اصلی قابل نگهداری باشد.
دسترسی و نسخه پشتیبان را مدیریت کنید
مشخص کنید چه کسی اجازه مشاهده، دریافت، افزودن سند و تغییر اطلاعات فهرست را دارد. یکسان‌بودن دسترسی همه کاربران، کنترل اسناد حساس را دشوار می‌کند.
نسخه پشتیبان باید در محل مستقلی از نسخه کاری نگهداری شود و امکان بازیابی آن نیز بررسی شود. نگهداری دو کپی روی یک رایانه، در برابر خرابی همان دستگاه حفاظت کافی ایجاد نمی‌کند.
قراردادها را چه مدت نگهداری کنیم؟
برای همه قراردادها نمی‌توان یک مدت واحد تعیین کرد. نوع سند، تعهدات باقی‌مانده، شرایط قرارداد، الزامات مرتبط و وضعیت پرونده در تصمیم نگهداری اثر دارند.
در برنامه نگهداری اسناد مشخص کنید:
- مسئول بررسی مدت نگهداری چه کسی است؛
- مبنای تصمیم برای هر گروه قرارداد چیست؛
- دوره نگهداری از چه رویدادی محاسبه می‌شود؛
- چه مواردی مانع حذف پرونده می‌شوند؛
- تأیید حذف یا انتقال به آرشیو چگونه ثبت می‌شود.
پایان مدت قرارداد و اسکن‌شدن مدارک، به‌تنهایی مبنای کافی برای تصمیم حذف اصل اسناد نیستند. وضعیت هر گروه باید با مسئول حقوقی و واحدهای مرتبط بررسی شود.
برای پرونده‌های دارای اختلاف، تعهد باز یا بررسی جاری نیز وضعیت نگهداری را روشن ثبت کنید تا در پاک‌سازی‌های دوره‌ای اشتباهی رخ ندهد.
برای نگهداری قراردادها چه کمد یا فایلی مناسب است؟
انتخاب تجهیزات باید بعد از مشخص‌شدن شکل پرونده‌ها، حجم اسناد و تعداد مراجعات انجام شود.
برای قراردادهایی که در زونکن یا پوشه‌های ایستاده نگهداری می‌شوند، مدل‌های طبقه‌دار کمد بایگانی می‌توانند گزینه مناسبی باشند؛ به‌شرط آنکه عمق مفید، فاصله طبقات و ظرفیت بار با پرونده‌ها تطبیق داشته باشد.
برای پوشه‌هایی که به‌صورت کشویی سازمان‌دهی می‌شوند، تناسب ابعاد پوشه و فضای داخلی فایل فلزی اداری اهمیت دارد. هر کشویی برای هر نوع پوشه یا زونکن مناسب نیست.
هنگام انتخاب، این موارد را بررسی کنید:
- امکان قراردادن و بیرون‌آوردن پرونده بدون فشردگی؛
- ظرفیت بار اعلام‌شده برای همان مدل؛
- فضای بازشدن کامل درب یا کشو؛
- امکان تفکیک پرونده‌های با سطح دسترسی متفاوت؛
- فضای رشد اسناد و الحاقیه‌های آینده؛
- مدیریت کلید و دسترسی افراد.
کمد فلزی معمولی را نیز بدون مشخصات و گواهی مرتبط، نسوز یا مقاوم در برابر سرقت فرض نکنید.
ظرفیت موردنیاز را چگونه تخمین بزنیم؟
برای یک برآورد اولیه، ضخامت واقعی چند پرونده را اندازه بگیرید و میانگین مناسبی به دست آورید.
فرض کنید:
- ۱۲۰ پرونده دارید؛
- میانگین ضخامت هر پرونده ۳ سانتی‌متر است؛
- برای رشد آینده ۲۵ درصد فضای اضافه در نظر گرفته‌اید.
محاسبه طول موردنیاز:
۱۲۰ × ۳ = ۳۶۰ سانتی‌متر
۳۶۰ × ۱٫۲۵ = ۴۵۰ سانتی‌متر
اگر طول مفید هر طبقه ۹۰ سانتی‌متر باشد، از نظر طول چیدمان به حدود پنج طبقه نیاز دارید. این مثال فقط برآورد طول است؛ عمق، ارتفاع، وزن پرونده‌ها و فضای لازم برای جابه‌جایی آن‌ها باید جداگانه کنترل شوند.
برای برنامه‌ریزی محل استقرار تجهیزات نیز می‌توانید راهنمای چیدمان اتاق بایگانی را مطالعه کنید.
امنیت بایگانی قراردادها را چگونه حفظ کنیم؟
قفل‌کردن کمد یکی از بخش‌های کنترل دسترسی است. در کنار آن باید مسئول کلیدها، افراد مجاز، روش تحویل پرونده و دسترسی نسخه دیجیتال مشخص باشد.
برای انتخاب مکانیزم مناسب، تعداد کاربران، دفعات مراجعه و امکان مدیریت دسترسی را بررسی کنید. مقایسه گزینه‌ها در راهنمای انواع قفل کمد فلزی آمده است.
روی نمای بیرونی کمد یا عطف پوشه نیز فقط اطلاعات لازم برای بازیابی را درج کنید. نمایش مبلغ قرارداد یا جزئیات محرمانه برای شناسایی پرونده ضرورت ندارد.
اگر بخش‌هایی از پرونده در چند واحد نگهداری می‌شوند، مسئول هر بخش و محل آن‌ها باید معلوم باشد. در راهنمای پرونده‌های قرارداد Acquisition.gov نیز تعیین مسئول نگهداری و امکان یافتن محل بخش‌های پراکنده پرونده مورد توجه قرار گرفته است.
یک نمونه کامل از بایگانی قرارداد
فرض کنید شرکتی یک قرارداد خرید تجهیزات اداری منعقد کرده است. مسیر پیشنهادی بایگانی آن می‌تواند چنین باشد:
۱. ثبت اولیه: قرارداد با شناسه CT-1405-0042 در فهرست ثبت می‌شود. شماره درج‌شده روی سند، نام فروشنده، موضوع، مسئول خرید و تاریخ‌های کلیدی نیز وارد می‌شوند.
۲. تشکیل پرونده: قرارداد امضاشده، مشخصات فنی و برنامه تحویل در بخش‌های مشخص قرار می‌گیرند. اگر مدرکی ناقص باشد، در فهرست نواقص ثبت می‌شود.
۳. ثبت محل: نشانی «کمد ۲، طبقه ۳، پوشه ۱۲» برای اصل پرونده درج می‌شود. نسخه دیجیتال نیز با همان شناسه در مسیر مجاز قرار می‌گیرد.
۴. دریافت تغییرات: الحاقیه تمدید زمان تحویل با شناسه وابسته ثبت می‌شود. تاریخ جدید همراه با ارجاع به الحاقیه در فهرست قرار می‌گیرد و سابقه تاریخ قبلی حفظ می‌شود.
۵. خروج موقت: اصل قرارداد با رسید به فرد مجاز تحویل داده می‌شود و کارت جانشین، محل فعلی آن را نشان می‌دهد.
۶. تکمیل پس از اجرا: مدارک تحویل تجهیزات و ارجاع اسناد پرداخت اضافه می‌شوند. مسئول مربوط، وضعیت اجرای قرارداد و کامل‌بودن پرونده را جداگانه تأیید می‌کند.
این نمونه فرضی نشان می‌دهد نظم بایگانی باید همراه با رویدادهای قرارداد به‌روز شود؛ صرفاً قراردادن سند اولیه داخل پوشه کافی نیست.
چک‌لیست نهایی بایگانی قراردادها
پیش از انتقال پرونده به محل نگهداری، این موارد را کنترل کنید:
- شناسه یکتا و شماره قرارداد ثبت شده‌اند.
- اصل، تصویر و پیش‌نویس از یکدیگر قابل تشخیص‌اند.
- فهرست محتویات و نواقص پرونده مشخص است.
- پیوست‌ها و الحاقیه‌ها به قرارداد درست متصل شده‌اند.
- محل اصل سند و مسیر نسخه دیجیتال ثبت شده‌اند.
- مسئول پیگیری و افراد مجاز معلوم‌اند.
- خروج و بازگشت اصل سند قابل پیگیری است.
- وضعیت اجرای قرارداد از وضعیت تکمیل پرونده جداست.
- فضای نگهداری با ابعاد و وزن پرونده‌ها تناسب دارد.
- برنامه بررسی نگهداری اسناد تعیین شده است.
جمع‌بندی
بایگانی قراردادها زمانی کارآمد است که بتوانید برای هر قرارداد، نسخه مرجع، مدارک مرتبط، محل اصل سند و مسئول نگهداری را مشخص کنید. شناسه ثابت، فهرست مرکزی و ثبت الحاقیه‌ها، ارتباط اجزای پرونده را حفظ می‌کنند؛ رسید تحویل و کنترل دسترسی نیز کمک می‌کنند بدانید اصل اسناد در اختیار چه کسی است.
برای شروع، چند پرونده فعال را با این روش سامان دهید و بازیابی آن‌ها را آزمایش کنید. اشکالات را برطرف کنید و سپس همان الگو را برای سایر قراردادها گسترش دهید. پس از روشن‌شدن حجم و شکل پرونده‌ها، تجهیزات نگهداری را متناسب با نیاز واقعی انتخاب کنید.
سؤالات متداول درباره بایگانی قراردادها
بهترین روش بایگانی قراردادها در شرکت چیست؟
یک روش عملی، اختصاص شناسه یکتا به هر قرارداد و ثبت مشخصات آن در فهرست مرکزی است. پرونده‌ها با شناسه مرتب می‌شوند و کاربران می‌توانند از طریق نام طرف قرارداد، پروژه یا موضوع نیز آن‌ها را پیدا کنند.
آیا شماره قرارداد برای کدگذاری بایگانی کافی است؟
اگر شماره موجود یکتا، ثابت و قابل جستجو باشد، ممکن است کافی باشد. در صورت استفاده از شناسه داخلی جداگانه، شماره درج‌شده روی قرارداد نیز باید در فهرست ثبت شود تا ارتباط مکاتبات و پرونده حفظ شود.
الحاقیه قرارداد را جدا بایگانی کنیم؟
الحاقیه باید ارتباط روشن و قابل جستجویی با قرارداد اصلی داشته باشد. در بایگانی فیزیکی می‌توان بخش مشخصی از همان پرونده را به الحاقیه‌ها اختصاص داد و در فهرست دیجیتال، شناسه، تاریخ و محل اصل هرکدام را ثبت کرد.
برای بایگانی قراردادها اکسل کافی است؟
برای مجموعه کوچک با کاربران محدود، اکسل کنترل‌شده می‌تواند نقطه شروع باشد. با افزایش حجم اسناد و کاربران، نیاز به ثبت سابقه تغییرات، کنترل دقیق‌تر دسترسی، مدیریت نسخه‌ها و گردش تحویل ممکن است استفاده از سامانه تخصصی را ضروری کند.
بعد از اسکن قرارداد می‌توان اصل آن را حذف کرد؟
تصمیم درباره اصل سند باید براساس نوع قرارداد و الزامات مرتبط بررسی شود. اسکن‌شدن به‌تنهایی پاسخ این موضوع نیست؛ تا تعیین وضعیت نگهداری، اصل سند را طبق روال مصوب مجموعه حفظ کنید.
قراردادهای پایان‌یافته را چگونه نگهداری کنیم؟
وضعیت پایان اجرا، کامل‌بودن مدارک و تعهدات باقی‌مانده را بررسی کنید. سپس پرونده می‌تواند با حفظ شناسه و ثبت محل جدید، به بخش کم‌مراجعه منتقل شود. انتقال به آرشیو به معنی مجازبودن حذف اسناد نیست.